Kuliah Pengantar Manajemen (part#4) - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan

 

Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan

4 Fungsi utama dalam kegiatan manajemen, yakni perencanaan (planning), mengalokasikan (organizing), pengarahan (leading), pengendalian (controlling). Perencanaan (planning) adalah proses pengambilan keputusan untuk memenuhi target perusahaan dan dalam perencanaan tersebut menyusun serta membuat program-program untuk mencapai tujuan perusahaan. Proses perencanaan itu penting karena sebagian besar organisasi menghadapi lingkungan yang selalu berubah/turbulensi sehingga meningkatnya ketidakpastian baik dari gejolaknya ekonomi, politik, dan sosial. Oleh karena itu, dalam menghadapi lingkungan yang selalu berubah seorang manajer harus bisa membuat suatu perencanaan yang mampu mengantisipasi turbulensi baik dari sisi ekonomi, politik, dan sosial. Sehingga dengan perencanaan ini mampu memenuhi target kinerja perusahaan.      

Perencanaan dan tujuan itu penting dalam manajemen karena dalam mengambil keputusan perencanaan itu sebagai dasar dan juga alasan yang utama, sebagai pedoman untuk bertindak karena ketika bekerja seorang pegawai memerlukan dokumen perencanaan yang menjadi dasar dalam bekerja, dan karena standar kinerja perusahaan menentukan tercapainya target perusahaan.

     Berbicara tentang tujuan, tujuan adalah kondisi di masa depan yang ingin dicapai oleh organisasi. Untuk bisa mencapai tujuan diperlukannya rencana dan perencanaan, rencana adalah hasil proses perencanaan berupa daftar-daftar tentang tindakan di masa depan terkait kegiatan apa, siapa pelaksananya, di mana dan lain sebagainya. Perencanaan adalah suatu proses rangkaian urutan yang rasional di dalam penyusunan rencana dengan kata lain perencanaan yaitu cara menentukan tujuan organisasi dan cara mencapai tujuan organisasi baik itu dalam bentuk program atau kegiatan-kegiatan. Tingkatan-tingkatan tujuan/rencana dan pentingnya bagi organisasi antara lain :                                                                                       

·         Pernyataan misi (mission statement) yang formal merupakan penjelasan yang dinyatakan secara umum tentang skala usaha dan operasi yang membedakan organisasi dengan organisasi lain di bidang yang sama. Misi adalah alasan keberadan organisai, pernyataan misi ini mengungkapkan filosofi dan tujuan perusahaan.  Contohnya yaitu pernyataan misi Bristol-Myers squibb,yaitu misi perusahaan kami adalah untuk memperpanjang dan meningkatkan kehidupan manusia dengan menyediakan produk-produk farmasi dan perawatan kesehatan terkait dengan kualitas terbaik

·         Rencana/tujuan manajemen strategis tingkat atas (strategic goals/plans senior management), yakni pernyataan yang mengarah ke organisasi secara menyeluruh dan bukan pada divisi atau departemen tertentu. Tujuan strategis adalah pernyataan yang luas tentang kearah mana organisasi ingin melangkah di masa depan, mengarah ke organisasi secara menyeluruh dan bukan menunjuk pada divisi atau departemen tertentu. Rencana Strategis adalah langkah nyata yang diambil organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya. Rencana/tujuan manajemen strategis tingkat atas dibuat oleh top management.

·         Rencana/tujuan manajemen taktis manajemen tingkat menengah (tactical goals/plans middle management), yakni digunakan oleh manajemen tingkat menengah dan menjelaskan apa yang harus dilakukan sub-unit agar organisasi dapat mencapai tujuannya secara keseluruhan. Tujuan taktis adalah tujuan yang menggambarkan hasil dari apa yang harus diraih oleh divisi dan departemen agar organisasi mencapai tujuannya secara keseluruhan. Rencana taktis adalah rencana yang dibuat untuk membantu pelaksanaan rencana strategis dan mencapai bagian khusus dari strategi perusahaan .  Rencana/tujuan manajemen taktis manajemen tingkat menengah dibuat oleh middle management.

·         Rencana/tujuan manajemen operasional tingkat bawah (Operational goals/plans lower management), dikembangkan di tingkat bawah organisasi untuk merinci langkah-langkah yang diambil, sehingga dapat mencapai tujuan operasional dan mendukung rencana taktis. Tujuan operasional adalah hasil yang spesifik dan terukur yang diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu dalam organisasi. Rencana operasional adalah rencana yang dibuat oleh organisasi di tingkat bawah yang menjelaskan langkah-langkah yang diambil dalam mencapai tujuan operasional dan mendukung kegiatan perencanaan teknis. Rencana/tujuan manajemen operasional tingkat bawah dibuat oleh 1 line management and workers.

Manfaat Organisasi dari tujuan dan rencana yaitu legitimasi, bagi investor, pelanggan, pemasok, dan masyarakat serta karyawan. Sumber motivasi dan komitmen, sumber motivasi bagi karyawan karena ada target yang ingin dicapai dan mengikat komitmen bagi karyawan , panduan untuk tindakan, dasar pengambilan keputusan yang rasional, dan standar kinerja. Kriteria tujuan yang efektif ialah spesifik dan terukur, menantang namun tetap realistis, jangka waktu yang jelas, dan dikaitkan dengan kompensasi/reward.

Jenis perencanaan dan kinerja, manajement by objectives adalah sebuah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan penetapan tujuan dari setiap departemen, proyek dan orang kemudian dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan sampai peninjauaan kembali pelaksanaan kegiatan serta akan digunakan untuk mengawasi kinerja berkelanjutan.

Manfaat MBO antara lain, usaha dari para manajer dan karyawan difokuskan pada kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah disusun, kinerja dapat ditingkatkan di setiap tingkatan dalam perusahaan, karyawan termotivasi, dan tujuan departemen dan individu akan disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

Permasalahan MBO antara lain, perubahan terus menerus membuat MBO sulit dijadikan pegangan, hubungan yang buruk antara atasan dengan bawahan akan mengurangi efektifitas MBO, tujuan strategis dapat tergantikan oleh tujuan operasional, organisasi yang mekanistik dan nilai yang menghambat partisipasi karyawan akan membahayakan proses MBO, dan administrasi yang terlalu banyak akan menghabiskan energy MBO.

Jenis perencanaan dan kinerja, rencana sekali pakai (single-use plan) adalah rencana yang dikembangkan untuk mencapai sejumlah tujuan yang tidak akan diulangi/terjadi di masa datang.

·         Program rencana sekali pakai yaitu rencana untuk mencapai tujuan organisasi yang dilaksanakan sekali, memakan waktu beberapa tahun penyelesaian, dan skala besar yang dapat dikaitkan dengan sejumlah proyek.

·         Proyek rencana sekali pakai yakni sejumlah rencana untuk mencapai tujuan yang dilaksanakan sekali, skala dan kompleksitas lebih kecil daripada program, jangka waktu lebih pendek, sering merupakan satu bagian dari program yang lebih besar.

Jenis perencanaan dan kinerja, rencana untuk beragam kegunaan (standing plan) adalah rencana yang sedang dijalankan, digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas-tugas yang dilakukan brulang-ulang kali dalam organisasi.

·                                     ·         Kebijakan : skala yang luas ; petunjuk umum untuk pelaksanaan, didasarkan pada                                  tujuan orang secara keseluruhan, dan mendefinisikan batasan untuk pengambilan                                      keputusan.

·         Peraturan : skala yang lebih sempit, menjelaskan bagaimana tindakan yang spesifik dilaksanakan, dapat diaplikasikan dalam format tertentu.

·         Prosedur : kadang disebut sebagai prosedur operasi standar, mendefinisikan serangkaian langkah yang tepat untuk mencapai tujuan.

Jenis perencanaan dan kinerja, rencana berkesinambungan (contingency plan) adalah rencana yang menunjukkan respons perusahaan terhadapsituasi tertentu seperti keadaan darurat, kemunduran atau kondisi yang tidak diharapkan lainnya.

Perencanaan manajemen krisis, adalah suatu perencanaan berkesinambungan yang bersifat khusus, beberapa peristiwa terjadi sangat mendadak dan merusak sehingga membutuhkan respon segera. Tahapan perencanaan manajemen krisis,

·         Pencegahan : membangun kerja sama, mendeteksi tanda-tanda dari lingkungan.

·         Persiapan : mengarahkan tim dan juru bicara manajemen krisis, membentuk rencana manajemen krisis yang rinci, menyiapkan sistem komunikasi yang efektif.

·         Penahanan : respon kilat ; aktivasi rencana manajemen krisis , memberikan kebenaran informasi, memenuhi kebutuhan keamanan dan emosional.

 Perencanaan untuk mencapai kinerja tinggi :

·         Perencanaan Pusat = Tradisional, sekelompok ahli perencanaan yang membuat rencana untuk perusahaan secara keseluruhan beserta divisi divisi dan departemen departemen utamanya, dan biasanya bertanggung jawab secara langsung kepada presiden atau CEO

·         Perencanaan terdesentralisasi = Kinerja tinggi, para ahli perencanaan bekerja bersama para manajer divisi atau departemen utama untuk membuat tujuan dan rencana mereka sendiri.

 Perencanaan di tempat kerja baru :

·         Memiliki pernyataan misis dan visis yang kuat

·         Tetapkan tujuan

·         Membangun budaya yang mendorong pembelajaran

·         Rangkullah perencanaan

·         Memanfaatkan gugus tugas

·         Perencanaan masih dimulai dan berhenti ketika diatas

             Perencanaan menjadi bagian hidup ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya.

Sumber : Purwana, Dedi. 2021, 29 Oktober. Kuliah Pengantar Manajemen (part #4) - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan [Video]. Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=7dEj-9yA1bA