Kuliah Pengantar Manajemen (part #7) - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen

 

Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen

Controlling (pengawasan). Pengawasan atau bisa juga disebut pengendalian merupakan suatu fungsi manajemen untuk melakukan penilaian kesesuaian antara perencanaan dan tujuan. Pada fungsi ini dilakukan juga perbaikan atau koreksi.sehingga tercapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya. Sebagai seorang manajer, majaer wajib melakukan fungsi pengawasan pada setiap aktifitas manajerial.

Manajerial dan Kontrol Kualitas

Kontrol adalah masalah kritis yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi saat ini

·         Kontrol kualitas

·         Produktivitas kantor

·         Sistem dasar mengalokasikan

o   sumber daya keuangan, mengembangkan sumber daya manusia, menganalisis kinerja keuangan, dan mengevaluasi produktivitas secara keseluruhan

Kontrol Organisasi

Proses sistematis di mana manajer mengatur kegiatan organisasi untuk membuatnya konsisten dengan harapan yang ditetapkan dalam

·         Rencana

·         Target

·         Standar kinerja

Pengendalian yang efektif memerlukan informasi tentang standar kinerja, kinerja actual, dan tindakan yang diambil untuk memperbaiki setiap penyimpangan dari standar.

Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :

a)      Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)

Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan). Pengawasan ini berfokus pada

·         Manusia

·         Material  

·         Sumber daya keuangan

b)      Pengawasan Concurrent

Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Concurrent Control, meliputi pengendalian diri terhadap perilaku, nilai, dan sikap pribadi. Juga memantau aktivitas yang sedang berlangsung untuk memastikan konsistensi dengan standar kinerja, dengan menilai :

·         Aktivitas kerja saat ini

·         Bergantung pada standar kinerja

·         Mencakup aturan dan regulasi

c)      Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)

Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control”  yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Model Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control Model)

Fokus Kontrol Organisasi (Organizational Control Focus)

Kontrol Anggaran (Budgetary Control)

Metode kontrol manajerial yang paling umum digunakan, juga mengunakan proses penetapan target untuk memantau hasil dan membandingkan dengan anggaran, membuat perubahan sesuai kebutuhan. Pusat tanggung jawab (responsibility center), unit organisasi berada di bawah pengawasan satu orang yang memiliki tanggung jawab atas aktivitasnya. Anggaran yang Digunakan Manajer

·         Anggaran pengeluaran = pengeluaran yang diantisipasi dan pengeluaran aktual

·         Anggaran pendapatan = mengidentifikasi perkiraan dan pendapatan aktual

·         Anggaran kas = perkiraan dan laporan arus kas

·         Anggaran modal = melaporkan investasi dalam aset utama yang akan disusutkan

Metode Penganggaran Tradisional,

1.      Penganggaran top-down,  manajer tingkat menengah dan bawah menetapkan target anggaran departemen, dan dilakukan sesuai dengan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang ditentukan oleh manajemen puncak.

2.      Penganggaran bottom-up, manajer tingkat bawah menganggarkan kebutuhan sumber daya departemen mereka, dan disampaikan kepada manajemen puncak untuk disetujui.

Laporan Keuangan (Financial Statement), memberikan informasi dasar untuk pengendalian keuangan

1.      Neraca, menunjukkan posisi keuangan perusahaan sehubungan dengan aset dan kewajiban pada titik waktu tertentu

·         Aset, apa yang dimiliki perusahaan, tetap & lancar

·         Kewajiban, hutang perusahaan, lancar & jangka panjang

·         Ekuitas pemilik, selisih antara aset dan kewajiban dan apakah kekayaan bersih perusahaan dalam saham dan laba ditahan

2.      Laporan laba rugi, merangkum kinerja keuangan perusahaan untuk interval waktu tertentu (laba dan pernyataan rugi)

·         Menunjukkan pendapatan yang masuk ke organisasi dari semua sumber

·         Mengurangi semua biaya, termasuk harga pokok penjualan, bunga, pajak, dan penyusutan

·         Intinya menunjukkan laba bersih (laba atau rugi)

Analisis Keuangan (Financial Analysis)

Manajer harus mampu mengevaluasi laporan keuangan yang membandingkan kinerja organisasi dengan data atau norma industri sebelumnya

·         Rasio likuiditas  

·         Rasio aktivitas  

·         Rasio profitabilitas

·         Rasio leverage

Rasio Keuangan Umum (Common Financial Ratios)

Rasio keuangan terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

a)      Rasio laba (Profitability ratio)

Rasio profitabilitas mengukur kemampuan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan relatif terhadap pendapatan, aset neraca, biaya operasi, dan ekuitas.

b)      Rasio hutang jangka pendek (Liquidity ratio)

Rasio likuiditas adalah rasio keuangan yang mengukur kemampuan perusahaan untuk membayar kembali kewajiban jangka pendek dan jangka panjang.

c)      Rasio hutang (Solvency ratio)

Metode untuk menganalisa kemampuan perusahaan untuk melunasi hutang jangka panjang, dan jangka pendek. Kemampuan tersebut sangat penting sebagai bahan pertimbangan para investor untuk menanamkan modalnya.

d)      Rasio aktivitas (Activity ratio)

Setiap perusahaan tentunya memiliki aktiva yang dapat digunakan dalam proses produksi. Oleh sebab itu, adanya analisis aktivitas untuk menganalisa kemampuan perusahaan dalam mengoptimalkan aktiva yang dimilikinya guna menghasilkan laba. Dengan demikian, dapat mengetahui efektivitas aktiva yang digunakan.

Filosofi Kontrol (Control Philosophies)

Kontrol birokrasi (bureaucratic control) mempengaruhi perilaku karyawan dan menilai kinerja melalui

·         aturan

·         kebijakan

·         hierarki otoritas  

·         sistem penghargaan

·         dokumentasi tertulis

Kontrol terdesentralisasi (decentralized control),  bergantung pada nilai budaya, tradisi, keyakinan bersama, dan kepercayaan.

Total Quality Management

TQM Berdasarkan filosofi kontrol terdesentralisasi, komitmen seluruh organisasi untuk memasukkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui perbaikan berkelanjutan. Teknik TQM

a.       Lingkaran kualitas (quality circles)

Sekelompok karyawan sukarelawan yang bertemu untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah yang mempengaruhi kualitas pekerjaan mereka. 

                   a.       Pembandingan (benchmarking)

Proses pengukuran produk, layanan, dan praktik yang berkelanjutan terhadap pesaing utama atau pemimpin industri.

b.      Six Sigma

Pendekatan kontrol kualitas yang menekankan pengejaran tanpa henti untuk kualitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah.

c.       Pengurangan waktu siklus (reduced cycle time)

Langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikan suatu proses.

d.      Perbaikan berkelanjutan (continuous improvement)

Implementasi sejumlah besar, perbaikan kecil, dan bertahap di semua bidang organisasi secara berkelanjutan.

Faktor Keberhasilan TQM

TQM tidak selalu berhasil, prinsip six sigma mungkin tidak sesuai untuk semua masalah organisasi, banyak kemungkinan yang dapat mempengaruhi keberhasilan program TQM yaitu :

·         Lingkaran kualitas = lebih bermanfaat ketika pekerjaan menantang

·         TQM lebih berhasil = memperkaya pekerjaan + meningkatkan motivasi

Tren Kualitas dan Kontrol Keuangan (Trends in Quality and Financial Control)

 1. Standar Kualitas Internasional – ISO 9000

Serangkaian standar internasional untuk manajemen kualitas, menetapkan pedoman yang seragam untuk proses untuk memastikan bahwa produk sesuai dengan persyaratan pelanggan.

2. Sistem Kontrol Keuangan Baru (New Financial Control Systems)

·         Economic Value Added (EVA)/Nilai tambah ekonomi, mengukur kinerja dalam hal keuntungan setelah pajak dikurangi biaya investasi modal.

·          Market Value Added (MVA)/Nilai tambah pasar, mengukur perkiraan pasar saham dari nilai masa lalu dan investasi yang diharapkan perusahaan.

·         Activity-Based Costing (ABC)Penetapan biaya berdasarkan aktivitas,  mengidentifikasi aktivitas yang diperlukan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya.

Sistem Kontrol untuk Masa Turbulensi (Control Systems for Turbulent Times)

·         Open-Book Management  = ​​berbagi informasi dan hasil keuangan dengan semua karyawan dalam organisasi.

·         Balanced scorecard = sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk pembelajaran dan pertumbuhan.

The Balanced Scorecard

Aturan untuk Jalan ke Depan

1.      Pahami Kebutuhan dan Nilai Anda

2.      Pahami Kompetensi Anda

3.      Tetapkan Tujuan Karir

4.      Pertahankan Jaringan

5.      Dapatkan Mentor

 

 

Sumber : Purwana, Dedi. 2021, 29 Oktober. Kuliah Pengantar Manajemen (part #7) - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen [Video]. Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=Dxt0jzDC6E0&t=7s