Kuliah Pengantar Manajemen (part#5) - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen

 

Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen

Pengorganisasian (Organizing) didefinisikan sebagai pembagian kerja atau pembagian tugas dan mendelegasikan otoritas yang dilakukan oleh manajer kepada seluruh jajaran yang ada di bawahnya. Hal ini dapat dilihat dari pembagian kerja menjadi departemen dan pekerjaan tetentu, garis wewenang atau otoritas yang formal, dan mekanisme untuk mengkoordinasikan organisasi yang beragam tugasnya.

Struktur Organisasi dapat didefinisikan bagaimana tugas itu dibagi, bagaimana sumber daya itu dialokasikan, dan bagaimana departemen itu dikoordinasikan. Struktur organisasi itu berhubungan dengan seperangkat tugas-tugas, kegiatan melaporkan secara formal, dan berhubungan dengan desain sistem untuk memastikan koordinasi yang efektif dari karyawan di seluruh departemen. Bagan dari organisasi yaitu representasi secara visual atau gambar, seperangrat pekerjaan-pekerjaan formal, kerangka kerja untuk pengawasan dan hubungan melaporkan secara formal dan vertikal.

Konsep pembagian kerja, yang pertama ada spelialisasi kerja yang dimana tugas dibagi lagi menjadi pekerjaan individu, hanya melakukan tugas yang relevan dengan fungsi khusus mereka, dan pekerjaan cenderung kecil, tetapi dapat dilakukan secara efisien. Kedua rantai komando adalah garis otoritas yang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam suatu organisasi, dan menunjukkan siapa melapor kepada siapa. Rantai Komando terkait dengan dua prinsip dasar yaitu kesatuan komando dan prinsip skalar.

Otoritas adalah hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah. Otoritas juga mengalokasikan sumber daya untuk mencapai outcome organisasi Otoritas dibedakan oleh tiga karakter yaitu otoritas diberikan pada posisi organisasi bukan orang, otoritas juga harus diakui oleh bawahan, dan otoritas mengalir ke bawah hierarki vertikal. Sisi lain dari otoritas yakni tanggung jawab dalam melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan kepada karyawan dan manajer diberi wewenang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Akuntabilitas harus dijaga sebagai seorang manajer. Akuntabilitas adalah mekanisme melalui otoritas dan tanggung jawab yang dibawa ke dalam keselarasan atau akuntabilitas adalah bentuk pertanggungjawaban seseorang (pebisnis, pemilik usaha, pemimpin, manajer, dll) atau sebuah organisasi kepada pihak yang berhak untuk mendapatkan dan meminta keterangan mengenai kegiatan bisnis atau kinerja dalam menjalankan tugas demi mencapai tujuan tertentu.

Delegasi adalah proses manajer untuk mentransfer wewenang dan tanggung jawab. Organisasi selalu mendorong manajer untuk mendelegasikan wewenang ke tingkat serendah mungkin. Teknik pendelegasian antara lain pilih orang yang tepat, pastikan bahwa otoritas sama dengan tanggung jawab, delegasikan seluruh tugas, mengevaluasi dan menghargai kinerja, pertahankan umpan balik, dan berikan instruktur menyeluruh.

 

Otoritas Lini adalah individu dalam posisi manajemen yang memiliki kekuatan formal untuk mengarahkan dan menengendalikan bawahan langsung. Sedangkan otoritas staf diberikan kepada staf spesialis di bidang keahliannya.

Pada rentang manajemen/ rentang kendali jumlah karyawan yang melapor ke supervisor dalam pandangan tradisional satu manajer ada tujuh bawahan dan pada organisasi ramping saat ini satu manajer terdapat 30 lebih bawahan. Rentang manajemen/ rentang kendali melibatkan supervisor yang harus terlibat erat dengan bawahan, sehingga jumlah bawahan akan lebih sedikit atau sedikit keterlibatan dengan bawahan sehingga jumlah bawahan akan besar. Faktor-faktor yang berhubungan dengan keterlibatan supervisor yaitu

·         Pekerjaan stabil dan rutin

·         Bawahan melakukan tugas pekerjaan serupa

·         Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi

·         Bawahan sangat terlatih

·         Tersedia aturan dan prosedur yang menentukan aktivitas tugas

·         Sistem dan personel pendukung tersedia untuk pengelola

·         Sedikit waktu yang dibutuhkan dalam kegiatan mensupervisory

·         Preferensi dan gaya manajer menyukai rentang yang besar

Rentang kendali yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar. Struktur tinggi memiliki rentang yang sempit dan tingkat yang lebih hierarkis, sedangkan struktur datar memiliki rentang yang lebar, tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki yang lebih sedikit. Saat ini trennya mengarah pada rentang kendali yang lebih luas.

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sedangkan desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Perubahan yang lebih besar dan ketidakpastian dalam lingkungan biasanya dikaitkan dengan desentralisasi. Jumlah desentralisasi atau sentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.

Departementalisasi Dasar yang di mana individu-individu dikelompokkan ke dalam departemen-departemen

                     

·         Pendekatan fungsional vertikal yaitu orang-orang yang dikelompokkan bersama-sama di departemen dengan keterampilan umum, keahlian, dan penggunaan sumber daya. Ciri-ciri pendekatan fungsional vertikal yaitu informasi mengalir ke atas dan ke bawah, rantai komando berkumpul di atas, manajer dan karyawan kompatibel karena pelatihan dan keahlian yang serupa, dan aturan serta prosedur yang mengatur tugas dan tanggung jawab.

·         Pendekatan divisi yang dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah geografis yabng sama.

·         Pendekatan matriks horizontal yaitu rantai komando fungsional dan divisi yang beberapa karyawan melapor ke dua atasan.

·         Pendekatan berbasis tim yang dibuat untuk mencapai tugas tertentu.

·         Pendekatan jaringan, hubungan pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi lain yang menjalankan fungsi vital yang mana departemen bersifat independen, dan dapat ditempatkan di mana saja.

·         Pendekatan virtual, membawa orang bersama-sama untuk sementara waktu untuk memanfaatkan peluang tertentu kemudian bubar.

Keuntungan Struktur Divisi antara lain :

·         Penggunaan sumber daya secara efisien

·         Pengembangan spesialisasi keterampilan

·         Kontrol manajemen puncak

·         Koordinasi yang sangat baik

·         Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

Kekurangan Struktur Divisi antara lain :

·         Komunikasi yang buruk

·         Respon yang lambat terhadap perubahan eksternal

·         Keputusan terkonsentrasi di atas

·         Menunjuk tanggung jawab yang sulit

·         Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh karyawan

Gambar

Keuntungan Matriks Horizontal antara lain :

·         Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada penggunaan tunggal hirarki

·         Beradaptasi dengan lingkungan yang berubah

·         Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis

·         Keahlian tersedia untuk semua divisi tugas

·         Tugas yang diperbesar untuk karyawan

 

Kekurangan Matriks Horizontal antara lain :

·         Rantai komando ganda

·         Konflik tinggi antara dua sisi matriks

·         Banyak pertemuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

·         Kebutuhan akan pelatihan hubungan manusia

·         Dominasi kekuasaan oleh satu sisi matriks

Keuntungan Tim antara lain :

·         Keuntungan yang sama seperti struktur fungsional

·         Pengurangan hambatan di antara departemen

·         Waktu respons lebih cepat

·         Semangat yang lebih baik

·         Mengurangi biaya administrasi

Kekurangan Tim antara lain :

·         Loyalitas ganda dan konflik

·         Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk rapat

·         Desentralisasi yang tidak direncanakan

Keuntungan Pendekatan Jaringan antara lain :

·         Daya saing global

·         Fleksibilitas tenaga kerja

·         Mengurangi biaya administrasi

Kekurangan Pendekatan Jaringan antara lain :

·         Tidak ada control langsung

·         Hilangnya bagian dari organisasi sangat berdampak pada sisa organisasi

·         Loyalitas karyawan melemah

Gugus tugas, Tim, dan Manajemen Proyek, Gugus tugas yaitu tim/komite sementara yang dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen. Manajer Proyek yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara penuh waktu untuk penyelesaian proyek tertentu. Rekayasa ulang adalah desaian ulang radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. Sementara itu proses adalah kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai.

Faktor Pembentuk Struktur yaitu

·         Strukture mengikuti strategi

·         Mencerminkan lingkungan

·         Sesuai dengan teknologi layanan dan digital

Sumber : Purwana, Dedi. 2021, 29 Oktober. Kuliah Pengantar Manajemen (part #5) - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen [Video]. Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=4De2P0E7MF4